O caos que me forçou a criar um sistema
Em um determinado ponto da minha carreira como consultor de IA, estava gerindo quatro projetos simultâneos. Não era um número excessivo para um consultor sênior. Mas a minha infraestrutura de gestão na época não estava preparada para isso.
Minhas ferramentas eram uma combinação de planilha de acompanhamento, pasta no Drive, thread de e-mail com cada cliente, bloco de notas físico para reuniões e memória. O resultado era previsível: perdia contexto entre projetos, esquecia de acompanhar ações comprometidas em reuniões, chegava em calls sem ter revisado o que foi discutido na sessão anterior, e gastava tempo desnecessário procurando informações que deveriam estar facilmente acessíveis.
A crise de gestão me forçou a construir um sistema. Depois de testar vários stacks diferentes — Asana, Notion puro, Monday.com, Trello com n integrações — cheguei a uma combinação que hoje considero definitiva para o meu perfil de trabalho: ClickUp como sistema central de gestão e Fathom como inteligência de reuniões.
Neste artigo vou explicar como estruturo o ClickUp para gestão de projetos de consultoria de IA, como o Fathom se integra a esse sistema, e como o framework da Trilion influenciou a arquitetura que criei.
Por que ClickUp — e não outras ferramentas
A pergunta mais frequente quando compartilho meu setup é: 'por que ClickUp e não Notion, Asana ou Monday?'
A resposta honesta é que ClickUp tem uma combinação específica de características que as outras ferramentas não oferecem da mesma forma ao mesmo tempo:
- Hierarquia de organização flexível: Workspace > Spaces > Folders > Lists > Tasks > Subtasks. Essa hierarquia me permite organizar ao mesmo tempo por cliente, por fase de projeto e por tipo de atividade, sem precisar criar sistemas paralelos.
- Visualizações múltiplas nativas: Board (kanban), List, Gantt, Calendar, Timeline — tudo no mesmo task, sem exportar para outra ferramenta. Para projetos de consultoria que precisam tanto de visão de sequência quanto de visão de status, isso é essencial.
- Automações sem código: Posso criar automações que movem tasks automaticamente, disparam notificações para o cliente e atualizam status com base em condições — sem precisar de Zapier ou Make para casos de uso básicos.
- Campos customizados poderosos: Posso adicionar campos específicos para o contexto de consultoria de IA que não existem em ferramentas genéricas — fase do modelo, status de validação de dados, risk score do projeto.
O Notion tem a flexibilidade, mas não a gestão de tarefas nativa. O Asana tem a gestão de tarefas, mas a customização é mais limitada. O Monday tem ambos, mas o custo para o nível de funcionalidade que uso não justifica. ClickUp ganhou por custo-benefício e profundidade.
A arquitetura do meu workspace no ClickUp
A estrutura que uso hoje foi resultado de pelo menos três iterações. Vou descrever a versão atual — a que funciona.
Nível 1: Spaces
Tenho três Spaces principais no meu workspace:
- Clientes Ativos: Um Folder por cliente, com a estrutura de projeto dentro
- Comercial e Pipeline: Gestão de oportunidades, propostas e follow-up
- Operações Internas: Gestão do meu próprio negócio — financeiro, marketing, desenvolvimento profissional
Nível 2: Estrutura de cada projeto de cliente
Dentro de cada Folder de cliente, tenho uma estrutura padronizada que aplico a todos os projetos:
List: Milestones do Projeto — As grandes fases da metodologia Milestone, com datas e critérios de conclusão. Cada milestone é um task com subtasks detalhando as entregas específicas.
List: Tarefas Operacionais — O trabalho cotidiano do projeto, organizado em sprints quinzenais. Inclui tarefas de análise, modelagem, reuniões com stakeholders, revisões de entrega.
List: Decisões e Registro — Um log cronológico de todas as decisões tomadas no projeto, com contexto, alternativas consideradas e rationale. Isso me salva em projetos longos quando preciso reconstruir o raciocínio de uma decisão feita meses atrás.
List: Riscos e Issues — Radar de risco ativo do projeto. Cada risco tem probabilidade, impacto e plano de mitigação documentados. Reviso semanalmente.
List: Entregas ao Cliente — Registro de todos os documentos, dashboards e relatórios entregues, com versão, data e status de aprovação do cliente.
'A diferença entre um consultor organizado e um desorganizado não está na capacidade técnica — está em saber onde está cada informação em qualquer momento do projeto. O ClickUp resolve exatamente esse problema quando a estrutura é bem desenhada.'
Nível 3: Campos customizados para consultoria de IA
Esta é a parte que mais diferencia meu setup de um uso genérico do ClickUp. Criei um conjunto de campos customizados específicos para o contexto de projetos de IA:
- Fase do Modelo: (dados, treinamento, validação, homologação, produção)
- Status de Qualidade de Dados: (bruto, limpo, validado, documentado)
- Risk Score: (baixo/médio/alto, com critérios documentados)
- Decisor Envolvido: Dropdown com os stakeholders mapeados do cliente
- Impacto Financeiro Estimado: Campo numérico com a projeção de valor gerado pela entrega específica
Esses campos me permitem filtrar e reportar ao cliente de formas que uma estrutura genérica não permitiria. Por exemplo: 'mostre todas as tarefas com risk score alto e decisor não envolvido' — identificação automática de pontos de atenção.
Como o Fathom transforma minhas reuniões
O Fathom é um assistente de IA para reuniões que grava, transcreve e resume automaticamente qualquer call via Zoom, Teams ou Meet. Parece simples — e é. Mas o impacto na gestão dos meus projetos foi surpreendente.
Antes do Fathom, eu tinha três problemas nas reuniões de consultoria:
Problema 1: Tomada de notas versus presença. Tentar capturar tudo que era discutido me tirava de estar 100% presente na conversa. Perdia nuances, perdia tom emocional, perdia as entrelinhas.
Problema 2: Ações não registradas formalmente. Toda reunião gerava compromissos — do meu lado e do cliente. Sem um registro formal, esses compromissos ficavam na cabeça de todos envolvidos com diferentes níveis de precisão. Conflitos de entendimento sobre o que foi acordado eram comuns.
Problema 3: Perda de contexto entre reuniões. Em projetos longos, com reuniões espaçadas, era difícil retomar o contexto exato da conversa anterior sem reler anotações — que frequentemente estavam incompletas.
O Fathom resolve os três. A gravação e transcrição automática me libera para estar presente. O resumo de ações gerado pela IA captura todos os compromissos. E o arquivo de transcrições é a memória perfeita do projeto — posso pesquisar qualquer conversa e encontrar exatamente o que foi dito e quando.
Como integro Fathom com ClickUp
A integração não é nativa — faço manualmente, mas com um processo que leva menos de 10 minutos por reunião.
Após cada call, o Fathom gera automaticamente: transcrição completa, resumo em tópicos, lista de action items com responsável e prazo (quando mencionado). Eu reviso esse output rapidamente, ajusto se necessário, e faço dois movimentos:
Movimento 1: Cada action item vira uma task no ClickUp, na List correta do projeto, com o responsável e a data compromissada. Isso transforma o que foi dito na reunião em trabalho registrado e rastreável automaticamente.
Movimento 2: O resumo da reunião vai para a List de Decisões e Registro do projeto, com a data e os participantes. Fica como documento permanente do projeto.
Esse processo, que antes me tomava 30 a 45 minutos de pós-reunião, hoje leva 10. E a qualidade do registro é muito superior ao que eu conseguia fazer manualmente.
'Toda reunião de consultoria deveria terminar com um registro claro: o que foi decidido, o que cada parte vai fazer e até quando. O Fathom automatiza a captura dessa informação. O ClickUp automatiza o acompanhamento. O consultor fica livre para pensar, não para administrar papéis.'
O dashboard de controle que apresento ao cliente
Uma das funcionalidades do ClickUp que mais valorizo em projetos de consultoria é a capacidade de criar views específicas para o cliente — onde o cliente vê apenas o que é relevante para ele, sem o ruído do trabalho interno.
Para cada cliente, crio um Dashboard no ClickUp com três widgets principais:
- Progresso dos Milestones: Barra de progresso visual para cada grande fase do projeto, com status e data prevista de conclusão.
- Próximas Entregas: Lista das entregas dos próximos 14 dias com status e responsável.
- Radar de Riscos: Tabela com os riscos ativos, risk score atual e status do plano de mitigação.
Esse dashboard é compartilhado com o cliente via link e atualizado em tempo real. O cliente pode ver o status do projeto a qualquer momento, sem precisar me enviar e-mail — o que reduz dramaticamente a ansiedade que muitos clientes têm sobre projetos de tecnologia onde 'não estão vendo o que está acontecendo'.
Essa prática de transparência ativa foi algo que aprendi com o framework Trilion — a Trilion tem um princípio que eu adotei integralmente: o cliente nunca deveria precisar pedir para saber onde o projeto está. Ele deveria ter acesso a essa informação sempre, por iniciativa do consultor.
As automações que me economizam horas por semana
Algumas automações específicas que criei no ClickUp e que fazem diferença real no dia a dia:
Automação de status de milestone: Quando todas as subtasks de um milestone são marcadas como 'Done', o milestone pai automaticamente muda para 'Em Revisão' — o que dispara uma notificação para o stakeholder responsável do cliente validar.
Automação de follow-up semanal: Todo domingo às 8h, recebo um e-mail automático com a lista de tarefas da semana iniciando para todos os projetos ativos. Isso substitui o processo manual de revisão de agenda semanal.
Automação de risk escalation: Quando o risk score de qualquer item do Radar de Riscos sobe para 'alto', uma notificação automática vai para mim e para o project sponsor do cliente.
Essas automações parecem pequenas isoladamente. No conjunto, me economizam cerca de 3 horas por semana — tempo que vai para análise, desenvolvimento e relacionamento com clientes.
O que o sistema tem de limitações
Seria desonesto apresentar esse setup sem falar das limitações.
O ClickUp tem uma curva de aprendizado real. Nos primeiros meses de uso, o sistema foi mais um fardo do que um suporte — levou tempo para construir a estrutura, criar os campos customizados e desenvolver os hábitos corretos de uso. Se você está pensando em adotar esse setup, reserve pelo menos 4 semanas para a fase de construção antes de colocar projetos reais dentro.
O Fathom, por sua vez, tem limitações com reuniões onde há muito ruído de fundo ou múltiplos participantes falando ao mesmo tempo. A qualidade da transcrição varia — para reuniões com 5 ou mais pessoas simultâneas, a transcrição pode perder atribuição de falas. Verifico sempre o output antes de registrar como definitivo.
E o sistema como um todo só funciona se você tem disciplina de manutenção. Um ClickUp desatualizado é pior do que não ter ClickUp — cria a ilusão de organização sem a substância.
O template que disponibilizo
Depois de anos refinando essa estrutura, criei um template do ClickUp que replica minha arquitetura de projeto de consultoria de IA. O template inclui todos os Spaces, Folders, Lists, Campos customizados e Automações que descrevi aqui — pronto para ser importado e adaptado para o seu contexto.
O método que uso é baseado na Trilion — e o template incorpora os princípios de gestão de projetos da metodologia Trilion adaptados para a ferramenta específica. Não é apenas uma estrutura de ClickUp; é uma implementação operacional de uma abordagem metodológica sólida.
'Ferramentas sem método são caos organizado. Método sem ferramentas é burocracia manual. A combinação certa de ClickUp Fathom metodologia transforma a gestão de projetos de consultoria de IA em algo que você controla, não que controla você.'
Próximos passos
Se você quer replicar esse setup na sua consultoria, comece pelo template.
Template ClickUp grátis — baixe o template completo do meu workspace de consultoria de IA, com toda a estrutura descrita neste artigo. Inclui instruções de configuração e um guia de adaptação para diferentes perfis de projeto.
Ou, se quiser discutir como adaptar essa estrutura para o seu contexto específico, entre em contato. Cada consultor tem um jeito de trabalhar — o sistema precisa servir ao consultor, não o contrário.
